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Kunden
Projekte / Trainings
Vision: "Keine Angst vorm leeren Blatt..."
Obwohl man sich schon selbst einige Zeit mit einem Thema oder einer Aufgabe beschäftigt hat, und viele Informationen und Details dazu im Kopf hat, fällt es schwer, dieses Wissen strukturiert auf´s „Papier“ zu bekommen. Das schriftliche Verfassen einer Vorlage stellt uns immer wieder vor persönliche Herausforderungen.
Irgendwie hat man das ganze Wissen zu einem Thema im Kopf, man kann es nur nicht so einfach „heraus fließen“ lassen. Man sitzt vor dem Computer, fängt irgendwie an, etwas zu schreiben bzw. ein paar Folie zu erstellen und ist am Ende mit dem Ergebnis nicht so richtig zufrieden, weiß aber auch nicht, was man hätte anders oder sogar besser machen könnten.
In dieser typischen Situation haben sich viele unserer Kunden befunden. Wir konnten ihnen mit den in unseren Trainings erlernten Techniken und Methoden helfen, die Informationsflut im eigenen Kopf strukturiert in aussagekräftige Konzepte und Entscheidungsvorlagen fließen zu lassen.
Lernen auch Sie, wie Sie prägnante Aussagen ableiten und sich selbst überprüfen können, ob Ihre Story Line überzeugend ist und was zu viel auf ihren Folien steht. Sie bekommen einen Werkzeugkasten an die Hand, der Sie zum einen unterstützt, eigenen Vorlagen zu einer besseren Qualität zu verhelfen und zum anderen, Sie in die Lage versetzt, Vorlagen anderer besser zu beurteilen.
Herausforderung Empfänger- und Managementorientierung
Entscheidungsvorlage zu lang
80%Entscheidungsvorlage unvollständig
68%Handlungsempfehlung nicht plausibel
65%Zahlenwerk nicht nachvollziehbar
45%Prägnanz der Aussagen
40%Damit sich Entscheider auch tatsächlich dazu entschließen, Entscheidungen zu treffen, durchlaufen sie zwei Phasen im Entscheidungsprozess
1. Phase des Verstehens
Entscheider müssen die Informationen und Daten der Entscheidungsvorlage inhaltlich verstehen.
2. Phase der Diskussion
Entscheider müssen der gleichen Meinung sein, sich den getroffenen Aussagen anschließen und von der Richtigkeit der Entscheidung überzeugt werden.
Häufige Probleme in der Phase des Verstehens
- Entscheider sind von der Informationsflut „erschlagen“. Es sind zu viele Details unnötige enthalten. Die Vorlage ist zu lang.
- Die Informationen sind nicht empfängerorientiert systematisiert. Es fehlt an inhaltlicher Struktur. Der berühmte „rote Faden“ ist nicht erkennbar.
- Es werden zu viele und schlecht erläuterte Abkürzungen verwendet. Die Entscheider kennen diese Abkürzungen nicht. Inhalte werden nicht richtig verstanden.
Häufige Probleme in der Phase der Diskussion
- Die getroffenen Aussagen sind schwer nachvollziehbar, da sie nicht durch plausibel mit Fakten bzw. Begründungen untermauert sind.
- Es fehlen wichtige Informationen, die für eine Bewertung der Entscheidungsalternativen notwendig sind.
- Es sind nicht alle relevanten Entscheidungsalternativen dargestellt. Der Entscheider hat deshalb das Gefühl, dass das Entscheidungsfeld nicht umfassend betrachtet wurde.
WARUM ÜBERHAUPT SCHRIFTLICHE KONZEPTE UND ENTSCHEIDUNGSVORLAGEN?
Wer schreibt, der bleibt...
Häufiges Argument gegen das schriftliche Verfassen von Konzepten und Entscheidungsvorlagen ist der damit verbundene zeitliche Aufwand. „Man kann das doch alles auch auf der Tonspur rüber bringen…“ Will man jedoch seine Gesprächspartner nachhaltig überzeugen, ist die rein mündliche Kommunikation nicht das beste Instrument.
Zum einen ist die Sprache akustisch gesehen, nur ein Geräusch, was schon verschwunden ist, wenn man es ausgesprochen hat. Eine schriftlich verfasste Vorlage kann man weiter geben. Es ist etwas greifbares, man hat etwas Bleibendes geschaffen, wenn auch nur elektronisch oder aus Papier. Damit kann man sich nachhaltiger in Erinnerung bringen, besser darauf Bezug nehmen und sich nachweislich darauf berufen.
Zum anderen behalten wir nur 20 Prozent von dem, was wir hören, aber 50 Prozent von dem, was wir hören und sehen. Damit ist die Wahrscheinlichkeit mit unseren Ideen einen bleibenden Eindruck bei anderen zu hinterlassen, bei der Vorstellung schriftlicher Vorlagen mehr als doppelt so hoch, wie bei einem bloßen mündlichen Gespräch.
Anforderung Revisionssicherheit
Entscheidungsvorlagen sollten inhaltlich so gestaltet sein, dass sie selbsterklärend und für den Leser nachvollziehbar darstellen, wieso die dargestellte Handlungsempfehlung, die richtige Entscheidung zur Lösung der konkreten Aufgabenstellung ist.
Die Vorlagen haben somit einen selbstständigen Erklärungswert zu erfüllen. So ist auch später noch nachvollziehbar, welche Gründe einbezogen wurden, um sich für oder gegen eine Entscheidungsalternative zu entscheiden.
Neben der Dokumentationsfunktion für spätere Kontrollzwecke beispielsweise durch Aufsichtsorgane (Revision etc.), spielen auch die so genannten „Lessons learned“ für die Entwicklung der Entscheidungsqualität im Unternehmen eine bedeutende Rolle.
Ohne Entscheidung, keine Veränderung
Um im Unternehmen etwas zu bewegen, müssen Entscheidungen getroffen werden.
Somit beeinflusst der Umfang und die Qualität getroffener Entscheidungen wesentlich den Unternehmenserfolg.
Prof. Dr. Matthias Uebel,
Partner der TGCG – Management Consultants
Interview zum Seminar Gestaltung von Entscheidungsvorlagen
Warum ist das Thema optimale Entscheidungsvorlagen (EV) und Konzepte bei vielen Unternehmen ein wichtiges Thema?
Warum ist das Thema optimale Entscheidungsvorlagen (EV) und Konzepte bei vielen Unternehmen ein wichtiges Thema?
Heutzutage besteht bei Unternehmen zu vielfältigsten Themen Abstimmungsbedarf. Je komplexer Organisationsstrukturen sind, desto höher ist hier der Bedarf. Mitarbeiter müssen in Gremien häufig mit Konzepten und EVs Entscheider von ihren Ideen kurz und prägnant überzeugen. Eine empfängerorientierte und strukturierte Aufbereitung der eigenen Ideen ist hier oft sehr hilfreich.
Ist die Erstellung professioneller Entscheidungsvorlagen und Konzepte nicht sehr aufwändig?
Ist die Erstellung professioneller Entscheidungsvorlagen und Konzepte nicht sehr aufwändig?
Natürlich ist die Erstellung einer professionellen Entscheidungsvorlage mit Aufwand verbunden. Aber was man in diesem Prozess vorne als Zeit investierte, wird man weiter hinten mehr als einsparen, da eine wiederholte Nachbesserung nach Vorstellung der EVs in Meetings, nicht mehr notwendig sein wird. Das berühmte „Schleifen“ drehen, wir also merklich abnehmen und das spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch ein „ungutes Gefühl“ auf Seiten des Erstellers und dem Entscheidergremium zu vermeiden.
Was lernen die Seminarteilnehmer? Was ist das Besondere des Seminars?
Was lernen die Seminarteilnehmer? Was ist das Besondere des Seminars?
Fokus liegt auf praktische Umsetzbarkeit, anhand einer klaren Methodik, werden alle wichtige Aspekte und Inhalte (wie Story Line, Action Title) von EVs systematisch behandelt und ausführlich trainiert, die Teilnehmer erlernen konkrete Techniken und bekommen Tools an die Hand, für den späteren praktischen Einsatz im eigenen Unternehmen.
Was sind die klassischen Herausforderungen bei der managementorientierten Gestaltung von Entscheidungsvorlagen und Konzepten?
Was sind die klassischen Herausforderungen bei der managementorientierten Gestaltung von Entscheidungsvorlagen und Konzepten?
Management möchte i.d.R. kurz und knapp mit allen relevanten Informationen versorgt werden, um darauf aufbauend eine fundierte Entscheidung zu treffen. Häufig sind in der Praxis die EVs zu lang, mit zu vielen unwichtigen Details versehen und ohne klare Aussage für das Management. Wichtige Fragen bleiben somit offen. Führt dazu, dass das Management die Inhalte oft nicht richtig versteht und eine Entscheidung herausgezögert wird.
An wen richtet sich das Seminar?
An wen richtet sich das Seminar?
An alle Interessenten, die sich im Unternehmen mit der Erstellung von Konzepten und Vorlagen für das Management aktuell beschäftigen oder zukünftig befassen werden.
Was sind die wichtigsten Fähigkeiten die ein Ersteller von empfängerorientierten Entscheidungsvorlagen und Konzepten beherrschen muss?
Was sind die wichtigsten Fähigkeiten die ein Ersteller von empfängerorientierten Entscheidungsvorlagen und Konzepten beherrschen muss?
Neben dem fachlichen Wissen zu den eigentlichen Inhalten von EVs sind die wichtigsten Fähigkeiten: das Strukturieren (ordnen von logischen Zusammenhängen), das Zusammenfassen (die komprimierte Darstellung von Informationen) und das Priorisieren (die Konzentration auf das Wesentliche), und genau auf der Weiterentwicklung dieser Fähigleiten liegt der Fokus des Seminars.
Zielgruppen im Unternehmen
- Mitarbeiter, die sich mit der Erstellung und Vermarktung von Konzepten und Entscheidungsvorlagen befassen
- Mitarbeiter die sich im Rahmen der Organisationsentwicklung mit der Gestaltung von Entscheidungsprozessen und der Verbesserung der Entscheidungsqualität beschäftigen
- Z.B. Projektleiter, Projektmitarbeiter, Geschäftsführungsassistenten, Teamassistenten, Referenten, Fach- und Führungskräfte